6 pasos para administrar mejor su tiempo: una entrevista con Russell Bishop

Hoy tengo el placer de entrevistar a Russell Bishop, actualmente editor principal principal del Huffington Post y fundador de Bishop & Bishop, una empresa de consultoría y coaching. Russell es autor de numerosos artículos sobre el poder de la elección y la conciencia, y tiene dos libros en desarrollo. Experto en transformación personal y organizacional, Russell ha entrenado a equipos de liderazgo, emprendedores y directores ejecutivos en 34 países de todo el mundo. Ha impartido conferencias para programas de MBA ejecutivos en UCLA, University of Texas y Washington University. Russell recibió una Maestría en Psicología Educativa de la Universidad de California y actualmente reside en Santa Bárbara, California.

Me alegro de que mi esposo Eric no haya escuchado nuestra conversación, porque Eric ha estado detrás de mí durante meses para revisar mis correos electrónicos y eliminar los que no necesito. En un momento, Russell me preguntó cuántos mensajes tengo en la bandeja de entrada de mi correo electrónico. No pude encontrar el número. Finalmente, comencé a sumar todos los correos electrónicos de mis cinco cuentas y le dije que la cifra rondaba los 70.000.

Él se rió a carcajadas.

"¿Qué?" Dije: "¿Eso es mucho?"

En cualquier caso, necesito urgentemente algo de coaching organizativo y de gestión del tiempo, y siempre me han gustado las publicaciones de Russell en The Huffington Post. ¡Así que aquí comparto algunos de sus consejos organizativos con usted!

Therese: En tu publicación "¿La multitarea es buena para ti?" explicas la diferencia entre multitarea y multiobjetivos. El primero conduce a la mitad de las tareas, lo que no se recomienda. ¿Cómo evitamos las tareas a medias?

Russell: Creo que lo primero que debemos hacer es concentrarnos en el propósito y el valor de lo que estamos haciendo. La mayoría de las personas se distraen con lo que tienen delante. Reciben un correo electrónico, así que lo leen. Luego, alcanzan algo y encuentran una nota que olvidaron seguir, y así sucesivamente. Ven lo que está justo frente a ellos. Y lo hacen, sin pensarlo mucho.

Therese: Entonces, ¿estás diciendo que necesitamos emplear el sistema de cuatro cuadrantes de administración del tiempo que Stephen Covey presenta en su libro, "Los siete hábitos de las personas altamente exitosas", para distinguir lo urgente de lo importante?

Russell: Precisamente. Esa es una fórmula clásica, urgente versus importante, que ayuda a una persona a prestar la atención adecuada a algo, a evaluar su valor, para que los asuntos no urgentes no se vuelvan urgentes. Porque la principal queja que escucho de mis clientes es que están constantemente combatiendo incendios. Les digo: "No sean pirómanos corporativos".

Therese: Suena bien, pero ¿cómo lo haces?

Russell: Operando un poco más como un departamento de bomberos. ¿Pueden esos muchachos darse el lujo de tener un neumático pinchado o un problema mecánico con el camión? No. La vida depende de que se presenten sin problemas. Por eso toman todas las precauciones necesarias para que estén preparados. Mantienen el camión. Pasan por la formación adecuada.

Therese: Estoy contigo, pero ¿cómo se traduce eso en una mejor gestión del tiempo?

Russell: Creo que para no extinguir incendios en su vida personal y profesional es necesario: 1. Obtener un plan, 2. Comprometerse y 3. Hacerlo. Usted asigna valor a cada tarea y decide cómo ejecutarla, de modo que lo que queda sin hacer no se queme y cause un gran problema.

Therese: Bien, entonces, cuando recibes un correo electrónico o alguien te pide que hagas algo, ¿cómo implementas este plan del departamento de bomberos?

Russell: Tengo una serie de seis preguntas que me hago a mí mismo para procesar la información.

1. ¿Qué es esto? ¿Es esto un dato? ¿Hay algo que deba hacer?
2. ¿Qué acción se requiere? ¿Cuánto tiempo llevará esto? Si son menos de dos minutos, ¿puedo hacerlo ahora?
3. (Si requiere más de dos minutos) ¿Qué valor aparece si hago esto? Cual es el impacto?
4. ¿Vale la pena hacerlo? ¿Cuáles son las consecuencias si hago esto o si no lo hago?
5. ¿Es esta mi responsabilidad o es de otra persona? ¿Quién es responsable de gestionar esto?
6. ¿Tiene una fecha límite? ¿Es necesario hacerlo en una fecha determinada? Y si no es mi responsabilidad, ¿debo hacer un seguimiento?

Therese: ¿Cuál dirías que es el mayor error que cometemos al administrar nuestro tiempo?

Russell: Creo que siempre debemos asegurarnos de que lo que estamos haciendo esté vinculado a una meta significativa, y de esa manera asignamos integridad personal a cada tarea.