9 consejos que le ayudarán a ser más productivo ahora mismo

Nunca hay suficientes horas en el día. ¡Desearía tener más tiempo! 

¿Te encuentras diciendo alguna versión de lo anterior aproximadamente mil veces durante el día (más o menos)?

Si bien más horas al día puede ser bueno, no es necesariamente la falta de tiempo lo que nos impide completar las tareas y lograr nuestros objetivos.

A veces, lo que nos detiene es nuestra forma de pensar. Por ejemplo, ¿cree que tiene que hacer todo usted mismo? ¿Sientes que necesitas decir que sí a cada correo electrónico, reunión y oportunidad? ¿Está esperando el momento adecuado para comenzar un proyecto significativo?

A veces, lo que nos detiene es una barrera práctica, como no saber cuánto tiempo lleva realmente una tarea o no funcionar durante nuestro tiempo de máxima productividad (que es diferente para cada persona).

Afortunadamente, estos no son obstáculos insuperables. Pueden ajustarse, revisarse y superarse, y puede hacerlo ahora mismo. A continuación, se muestran nueve estrategias de expertos para probar.  

Utilice pequeños espacios de tiempo. "La mejor manera de ser más productivo es dejar de esperar el momento adecuado", dijo Debra Eckerling, autora deSu guía de objetivos: una hoja de ruta para establecer, planificar y alcanzar sus objetivos. Eckerling trabaja con personas y empresas para establecer objetivos y gestionar proyectos.

Trabajar en incrementos, ahora mismo, puede ayudarlo a lograr un progreso significativo y realmente completar las tareas. Por ejemplo, si su objetivo es publicar una publicación de blog una vez a la semana, dijo Eckerling, podría escribir un borrador el lunes; revisarlo el martes; revíselo y agregue imágenes y enlaces el miércoles; y publicarlo y promocionarlo el jueves.

Controle su tiempo. ¿Sabes cuánto tardas en responder un correo electrónico? ¿O terminar de escribir ese informe? ¿O completar un primer borrador de su artículo? Según la escritora de productividad Marija Kojic, "si sabes cómo estás actualmente dedicando tiempo, sabrá exactamente cómo puede hacer mejoras con su tiempo para ser más productivo en el futuro.”

Kojic compartió este ejemplo: después de hacer un seguimiento de su tiempo, descubre que todos los días pasa 3 horas eliminando correos electrónicos y respondiendo a todos los correos electrónicos que recibe. Lo que significa que, en su lugar, podría dedicar al menos 2 horas a tus prioridades.

Delegar y automatizar. Matt Bodnar, experto en estrategia, creador y presentador del podcast de La ciencia del éxito, destacó la importancia de guardar nuestra creatividad y poder de toma de decisiones para tareas importantes y de alto impacto (que serán diferentes para todos). Primero, sugirió hacer un inventario de su propia vida (así es como él lo hace) e identificar las tareas y actividades que están desperdiciando su tiempo y energía. Luego, considere cómo puede delegarlos o automatizarlos.

Por ejemplo, Bodnar tiene un asistente virtual que programa la mayoría de sus reuniones, completa sus informes de gastos y reserva sus viajes. Estas cosas aparentemente pequeñas se suman. Como señaló, “Incluso liberar 5 horas por semana (una hora por día) de tiempo de administración desperdiciado puede ser enorme. Eso es 20 horas al mes. Eso es el equivalente a una semana laboral de 40 horas cada 2 meses agregado a su calendario ".

Para su podcast, Bodnar se enfoca únicamente en grabar entrevistas; automatiza todo lo demás, incluido el alcance de los invitados, la producción de audio, la publicación de episodios y el diseño gráfico.

Proteja sus prioridades. Identifique lo que es más importante para usted. ¿Qué constituye como sus grandes metas, su trabajo profundo? Una vez que lo sepas, es vital respetar esas prioridades y rechazar todo lo que no esté alineado con ellas, dijo Bodnar.

Por supuesto, es posible que se sienta mal por decir que no. Sin embargo, “si realmente quieres alcanzar las grandes prioridades de tu vida, a veces tienes que dejar que las personas se enojen o sientan que las ignoraste, tienes que rechazar las oportunidades y tienes que rechazar las reuniones que no son importantes. " Porque, ¿qué es más importante para ti: llegar a la bandeja de entrada cero o trabajar en un proyecto significativo?

Conéctese con su "por qué" en un nivel más profundo. ¿Por qué está trabajando hacia la meta por la que está trabajando? ¿Qué ganarás cuando logres ese objetivo? La oradora y entrenadora Jessi Beyer sugirió responder a estas preguntas y luego ir más allá para crear una conexión emocional.

Por ejemplo, a nivel superficial, el motivo de la necesidad de completar un determinado proyecto para ser elegible para una promoción o aumento es obtener ese ascenso o aumento. Pero después de una reflexión más profunda, la conexión emocional es más estabilidad para su familia, más dinero para el fondo universitario de su hija y mejores horas para que pueda asistir a los juegos y actuaciones deportivas de sus hijos.

"Vincular su 'por qué' a algo que es tan querido para usted lo hará aún más poderoso como motivador", dijo Beyer.

También destacó la importancia de centrarse en la "satisfacción interna" frente al "reconocimiento externo". "No puedes controlar cómo piensan o actúan las personas, y tu motivación fallará cuando todo lo que tienes es el sueño imposible de hacer que alguien más sea como tú".

Una vez que sepa su por qué más profundo, escríbalo y manténgalo en algún lugar visible.

Concierte una cita con usted mismo. Es mucho más fácil acudir a una cita con otra persona que cumplir nuestros propios compromisos. Pero no dejes que eso te impida hacerlo de todos modos. Eckerling recomendó revisar su horario y bloquear el tiempo o crear "citas" para el trabajo enfocado. Una cita permanente es aún mejor, dijo.

Cuando haya terminado con su sesión enfocada, anote lo que logró, dijo. “De esa manera, al final de cada semana o mes, puede mirar hacia atrás y ver su progreso. Cuando vea cuánto ha logrado, lo inspirará a ser aún más productivo ".

Siga la regla de los 2 minutos. “Si toma menos de 2 minutos, hágalo ahora”, dijo Alexis Haselberger, entrenador de productividad y administración del tiempo que trabaja con individuos y equipos para ayudarlos a aumentar la productividad y disminuir el estrés. Ella compartió estos ejemplos: RSVP a una invitación tan pronto como la reciba; escanee o triture una hoja de papel que se encuentre sobre su escritorio.

Otra variante de la regla de los 2 minutos es comprometerse a trabajar en una tarea difícil que ha estado evitando durante solo 2 minutos, dijo Kojic. Esto proviene de la Primera Ley de Newton: "Un objeto en reposo permanece en reposo y un objeto en movimiento permanece en movimiento". La idea es que si comienza a trabajar en una tarea, es probable que continúe trabajando en ella (más allá de los 2 minutos), porque ya está en movimiento, Dijo Kojic.

Crea un recordatorio visual de tus objetivos. Esto sirve como un recordatorio de hacia lo que está trabajando, según Eckerling. Señaló que su recordatorio podría ser un eslogan: "algo breve, ágil y memorable, basado en su misión personal o del proyecto", como "comparte mi historia" o "hazlo". O podría ser una letra empoderadora. A Eckerling le gusta "I ain’t settlin" de la canción "Settlin" de Sugarland.

Tu recordatorio también puede ser una imagen de algo que quieras crear. Lo que sea que elija, colóquelo en su oficina o en el fondo de su computadora, o en cualquier lugar donde mire todos los días.

"Ver que lo que estás trabajando es posible es inspirador y motivador".

Identifica tu hora pico. Cuando sea posible, maneje sus proyectos más difíciles durante su tiempo pico, según Eileen Roth, experta en productividad y autora del libro. Organización para tontos. Para descubrir su momento pico, sugirió prestar atención a cuándo se siente mejor durante 3 a 4 días:

• Cuando se despierta, ¿se siente "cargado"? ¿Logra más por las mañanas pero siente que se arrastra por la tarde? Si es así, eres una persona mañanera.
• Si logra más fácilmente después del almuerzo, entonces es una persona de tarde.
• Si eres más productivo por la noche y trabajas de 9 a 5, elige tu segundo mejor momento.

Otra opción, dijo Roth, es tener una "Hora tranquila" y poner un letrero en la puerta de su oficina o en la pared del cubículo para decirle a sus colegas que regresen en una hora. "De esta manera, podría ahorrar 5 horas a la semana y probablemente hacer más cosas que en toda la semana ..."

Roth también sugirió trasladar las reuniones a las horas no pico, si es posible. Y si tiene que trabajar durante un período no pico, comience con partes más fáciles, más rutinarias o menos creativas de un proyecto, como la investigación o la entrada de datos, dijo. Esto le ayuda a ganar impulso y seguir adelante.

Si bien no podemos tener más horas al día, podemos ser estratégicos y enfocarnos en nuestras prioridades. Y puedes empezar ahora mismo.

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