Su fórmula de 3 pasos para un enfoque de correo electrónico sin estrés

"Solo revise el correo electrónico una vez por la mañana y una vez por la tarde, ni más ni menos".

"Establezca una respuesta 'fuera de la oficina' para que la gente sepa que se está concentrando en el trabajo y no en revisar el correo electrónico".

Expertos profesionales y profesionales suelen ofrecer consejos de gestión de correo electrónico como este y advierten que la bandeja de entrada es el asesino definitivo de la productividad. Y es cierto: una de las herramientas más ubicuas de las empresas modernas se ha convertido en uno de sus mayores inconvenientes. Para concentrarnos, debemos limitar nuestro tiempo en la cárcel de correo electrónico cada día.

Lo que los expertos en productividad no comparten es que el poder de distracción del correo electrónico va mucho más allá de simplemente interrumpir nuestro flujo de trabajo. De hecho, sus hábitos digitales se conectan con factores psicológicos que ocurren fuera de su conciencia.

Lo que le dice su hábito de correo electrónico

Cuando experimente un desencadenante, diga un timbre alertarle de un nuevo mensaje en su bandeja de entrada; tal vez su reacción instintiva sea responder de inmediato. Se vuelve hacia su teléfono o computadora portátil y comienza a hacer tapping.

Una vez respondido, experimenta una pequeña oleada de satisfacción. Tú sensación productivo, y no le importaría sentirse así con más frecuencia. Pero antes de que se dé cuenta, se encontrará en un ciclo de verificación y respuesta a las alertas de correo electrónico a todas horas: durante el tiempo en familia, en la cena con amigos, mientras camina por una intersección. Puede que hayas notado que se ha convertido en un impulso difícil de controlar.

Este tipo de respuesta es una forma de "cognición implícita", patrones inconscientes que influyen en cómo nos comportamos, y es la razón por la que es tan difícil no para comprobar su bandeja de entrada. Sucede cuando, con el tiempo, su proceso de pensamiento se desvanece en un segundo plano. Ahora parece automático, pero en realidad hay una comunicación compleja entre su cerebro, cuerpo y sistema nervioso.

Al revisar y responder el correo electrónico, lo que comienza como una decisión que toma conscientemente pronto se convierte automáticamente en "actualizar" en su bandeja de entrada sin siquiera pensar en ello. Cuando la cognición implícita entra en acción, revisamos los correos electrónicos impulsivamente, a menudo cuando sabemos que deberíamos estar trabajando en algo más importante.

Si bien al principio puede sentirse bien responder a los correos electrónicos nocturnos, hacerlo puede afectar rápidamente sus relaciones, su tiempo y su felicidad general si deja que se convierta en un hábito. Ese golpe rápido de disfrute, aunque no es beneficioso a largo plazo, triunfa sobre el sentido común. Debido a que confundimos por error la satisfacción de responder al correo electrónico con la productividad, lo hacemos más hasta que encontramos que está arraigado en nuestra rutina diaria.

Un enfoque consciente del correo electrónico: 3 preguntas para hacer

Puede volver a entrenar su cerebro para que sea más consciente e intencional en la forma en que usa el correo electrónico, sobre lo que enseño más en REWIRE, un programa diseñado para ayudar a las personas a desarrollar hábitos más saludables y una mejor relación con la tecnología. Al igual que con otros patrones negativos, comienza con hacerse algunas preguntas clave para descubrir las razones subyacentes por las que se ve obligado a caer en la trampa del correo electrónico con tanta frecuencia.

1. "¿Es este el mejor uso de mi tiempo?"

¿En qué estaba trabajando justo antes de ser víctima de su bandeja de entrada? El correo electrónico es el gran distractor, así que use esta pregunta para verificar y ver si el impulso de revisar sus mensajes está desviando su atención durante una racha productiva.

Muchos correos electrónicos se pueden leer rápidamente, responder con un simple "sí" o "no" o archivar para más tarde. Una buena regla general: si la acción se puede completar en 5 minutos, hágalo ahora mismo. Ahorre períodos más prolongados de tiempo ininterrumpido para realizar un trabajo significativo y de alto impacto.

2. "¿Por qué siento que necesito revisar el correo electrónico ahora mismo?"

Cuando note que se está involucrando con su correo electrónico, cambie a un enfoque más atento y consciente antes de continuar. ¿Qué más sucede mientras se mueve para actualizar su bandeja de entrada? ¿Se siente solo, aburrido o tiene miedo de ser juzgado como vago si no responde rápidamente? Una vez que haya descubierto la raíz del impulso, busque una forma más saludable de satisfacer la necesidad emocional o física que ha identificado.

En su libro Mejor que antes, la experta en felicidad Gretchen Rubin, sugiere crear un menú de “delicias”: pequeños placeres o indulgencias que sirven como salidas productivas para el estrés. Rubin señala que la mayoría de las veces, las golosinas saludables no implican sentarse frente a una pantalla, sino que son acciones, personas o cosas que lo revitalizan. Algunos ejemplos serían jugar con tu perro durante 20 minutos, comprarte un buen té de hierbas, ir a una clase de yoga, hacer garabatos terapéuticos en un libro para colorear para adultos u organizar tu escritorio (porque si eres un fanático del orden como yo, realmente lo encuentro relajante).

3. "¿Qué objetivo estoy tratando de lograr?"

Existe una razón por la que muchas de las personas más exitosas del mundo evitan consultar el correo electrónico a primera hora de la mañana. Es porque como Brendon Burchard, experto en desarrollo personal y autor de La carga dice: "La Bandeja de entrada no es más que un sistema de organización conveniente para las agendas de otras personas". Si no tiene cuidado, puede perderse en el trabajo ajetreado, simplemente reaccionando a las demandas de otras personas sin tener tiempo para realizar sus proyectos y prioridades más importantes.

Para evitar esta trampa, establezca una intención o razón específica para abrir su bandeja de entrada (es decir, "Enviar a mi jefe los documentos para revisar para la reunión de la 1 pm", "Buscar e imprimir información de vuelo"). Definiendo lo que quieres lograr antes de sumergirse en el correo electrónico lo mantiene enfocado. Interrumpe el ciclo de cognición implícita que normalmente lo llevaría a quedarse atascado en su bandeja de entrada. En su lugar, usted mantiene el control de su comportamiento, lo que lo libera para entrar y salir de su bandeja de entrada y pasar a elementos de mayor importancia.

Otra buena estrategia para controlar sus hábitos de correo electrónico es invertir la ecuación y pensar en lo que se está perdiendo cuando lo revise. Como seres humanos, nos motivan más las pérdidas que las ganancias, por lo que conocer las tareas pendientes importantes que está sacrificando al quedarse atascado en el correo electrónico puede ayudarlo a pasar a la acción y volver a establecer prioridades para trabajar en las cosas que realmente importan. Si es como la mayoría de nosotros, tiene problemas para revisar todos los elementos de su lista de tareas pendientes en un día, pero al considerar cuáles tienen prioridad, su pérdida neta es menor.

La mayoría de nosotros no somos conscientes de hasta qué punto sacrificamos nuestra atención a nuestra bandeja de entrada. Nos sentimos desenfocados, pero no nos damos cuenta de cómo nuestros hábitos de verificación automática y sin sentido del correo electrónico contribuyen a la fatiga y el agotamiento. Hacerse estas preguntas puede ayudarlo a identificar si sus hábitos de correo electrónico lo están llevando al éxito o están frenando su productividad. Armado con esta información, tiene el poder de ignorar la golpes y pings y recupere el control de su bandeja de entrada.

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