Cómo escribir una lista de tareas eficaz

Recuerdo que probé mi primer horario de hora por hora para ayudarme a hacer las cosas cuando tenía 10 años. No era lo mío. Desde entonces, retiré el horario por horas, pero todavía confío en una lista diaria de tareas pendientes.

Pasé por los mismos movimientos todas las noches en la universidad. Escribí, a mano, mi lista de tareas pendientes para el día siguiente, clasificadas por prioridad. Junto a cada tarea, anoté la cantidad de horas que debería tomar cada tarea.

Esto era y sigue siendo un hábito y encontrar un sistema que funcione ha sido una lucha para mí. Probé una variedad de métodos, compré varios libros sobre el tema y experimenté: escritura codificada por colores, recordatorios de notas Post-it en el baño, aplicaciones, Day-Timers, lo que sea, lo he probado eso. Así que me embarqué en una aventura para descubrir la forma más eficaz no solo de escribir mi lista diaria de tareas, sino de hacer más cosas.

La breve historia de la lista de tareas pendientes

Charles Schwab era un magnate del acero y un hombre obsesionado con la producción y la eficiencia económica. Fue uno de los primeros estadounidenses en introducir un proceso de flujo de trabajo que ahorra tiempo, llamado taylorismo, en sus fábricas. A principios de la década de 1900, Schwab envió un memorando en el que decía que recompensaría generosamente a la persona que pudiera mejorar la productividad entre sus empleados.
Ivy Lee, el padre de las relaciones públicas, se reunió con Schwab y le sugirió lo siguiente:

Cada empleado debe anotar seis tareas todos los días, clasificarlas de mayor a menor prioridad e inmediatamente ponerse a trabajar en la primera tarea. Deben seguir avanzando en sus listas, y las tareas pendientes deben pasar a la lista del día siguiente. Después de 90 días de elaboración de listas y supervisión, Schwab notó que la productividad mejoraba drásticamente.

La lista de tareas pendientes se ha convertido en una necesidad diaria en la vida moderna, pero no es exactamente una herramienta que te haga más productivo.

En algún momento, probablemente haya hecho una lista de tareas pendientes con 10 o más tareas para completar en un corto período de tiempo. Al llegar al trabajo, la inmensidad de las tareas lo deja en un estado de parálisis, con un fuerte sentido de obligación y una sensación de fastidio en el fondo de su mente. Los psicólogos llaman a esa sensación molesta el efecto Zeigarnik, un antiguo fenómeno en el campo de la psicología. Nuestras mentes permanecerán fijadas en una tarea inconclusa, haciendo que nuestra salud física y mental se resienta.Al finalizar, nos liberamos de la carga de esta tarea.

La emoción psicológica de completar todas nuestras tareas es un estado que ama a nuestra mente. Entonces, ¿por qué hacemos esas listas gigantes en primer lugar?

El Dr. Tim Pychyl es un experto en el área de la investigación de la procrastinación. Sostiene que se siente una sensación inmediata de logro simplemente escribiendo todas las tareas que le gustaría completar, sin completar ninguna de ellas. Tu cerebro simulará el éxito que te gustaría sentir.

Anotar muchas tareas no específicas en una lista de tareas pendientes actúa como el sustituto perfecto de tales fantasías. Le permite fantasear con completar con éxito tareas difíciles y le da permiso para disfrutar mentalmente de este pensamiento. Es una gratificación instantánea, pero en realidad no ha logrado nada.

Comenzar el día con una lista de tareas pendientes sin prioridades también puede socavar su capacidad para tomar decisiones productivas a medida que avanza el día. El agotamiento del ego se refiere a la cantidad de "puntos" de toma de decisiones que tenemos. A medida que gastamos nuestros puntos, nuestra capacidad para tomar decisiones inteligentes se ve afectada.

Más de 100 experimentos confirman que al ejercer más autocontrol al comienzo del día, su motivación y atención disminuirán a medida que avanza el día. Es por eso que la gente tiende a hacer trampa en sus dietas después de días estresantes y agotadores. Si pasa todas las mañanas decidiendo qué comer para el desayuno o eligiendo lo que debe ponerse, está desperdiciando recursos limitados de autocontrol en tareas sin importancia. Esta es una de las razones por las que el legendario CEO de Apple, Steve Jobs, era conocido por usar el mismo atuendo todos los días.

Escribir una lista de "tareas pendientes" eficaz

Escribir tareas vagas de una palabra en su lista de tareas pendientes le impide hacer la tarea más rápido. Tienes que pensar en tus tareas pendientes en términos concretos. Si bien escribir una tarea con términos no específicos puede ayudarlo a ahorrar tiempo por ahora, perjudica su progreso y no le ahorra tiempo a largo plazo.

Así es como se escribe una lista de tareas pendientes:

  1. Para acelerar la finalización de la tarea, todo lo que realmente necesita es una lista más corta. Anote no más de tres tareas en su lista diaria de tareas pendientes. Es posible que tenga una segunda lista continua que realiza un seguimiento de las tareas que se avecinan. Priorícelos por importancia. Pregúntese: "¿Qué tarea me hará sentir más realizada?" Esa es la tarea número 1. Después de haber enumerado tres tareas, coloque las tareas adicionales en una hoja de papel separada que pueda guardar fácilmente. Manténgalo fuera de la vista.
  2. Utilice notas adhesivas pequeñas o fichas con líneas. Una pequeña hoja de papel le impedirá físicamente escribir una larga lista de tareas pendientes.
  3. David Allen, el gurú de las listas de tareas pendientes, sugiere escribir su tarea como una acción. Esto evitará que uses términos no específicos al hacer tu lista. Por ejemplo, en lugar de "buscar motores", intente "llamar a mamá y pedirle que sugiera un motor". O "comenzar y terminar la búsqueda de Tim", intente "Hacer una búsqueda de artículos de revistas utilizando los términos: XYZ". Una forma de controlar esto es que cada vez que escriba una nueva tarea pendiente, pregúntese: "¿Cuál es el paso número 1 para realizar esta tarea?" El paso n. ° 1 se convierte en su nueva tarea.
  4. Vea una tarea a la vez. Si tres tareas por día es demasiado, puede aumentar su productividad viendo su lista una tarea a la vez. Prueba ahora haz esto. O si eres de la vieja escuela, escribe una tarea por nota Post-it y luego apílalas para que las tareas anteriores estén ocultas.

Ivy Lee no estaba del todo bien; seis tareas eran demasiadas para un día. Pero claramente tenía la cabeza en el lugar correcto: pasó a codearse regularmente con los Rockefeller y a consultarlos. Charles Schwab más tarde pasó a convertir Bethlehem Steel en la segunda compañía de producción de acero independiente más grande.