Tres consejos más para lidiar con el estrés del correo electrónico

El estrés por revisar su correo electrónico, o mensajes de texto, que se han vuelto aún más comunes, solo ha aumentado desde que escribí por primera vez sobre cómo lidiar con el estrés del correo electrónico hace cinco años. Nos hemos convertido en una sociedad siempre activa, con la expectativa de que muchos empleados estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana ... Incluso cuando los trabajos de la mayoría de las personas no son tan importantes que la vida de una persona estará en juego si no estuviéramos disponibles.

Es una lástima, de verdad. Se suponía que la tecnología nos ayudaría a tener más tiempo libre y nos liberaría para poder pasar más de nuestras vidas con cosas que realmente importan, como la familia, los amigos y las experiencias. En cambio, nos ata a nuestros dispositivos de una manera que sus inventores nunca imaginaron.

Entonces, si se siente estresado por estar siempre conectado a su dispositivo para revisar el correo electrónico y los mensajes de texto, aquí hay tres consejos más para ayudarlo a sobrellevar la situación.

Consejos para lidiar con el estrés de los mensajes de texto y el correo electrónico

Además de los consejos que cubrimos hace cinco años (filtrar por cosas importantes, tiempos de respuesta fragmentados y dejar de revisar cada minuto), aquí hay algunas formas adicionales simples pero efectivas de aliviar el estrés de los mensajes de texto y el correo electrónico.

1. Utilice la regla de los 3 segundos.

Un problema común con el correo electrónico (más que con los mensajes de texto) es que pasamos demasiado tiempo decidiendo qué hacer con un correo electrónico específico. "Hmmm, planteó muchos puntos positivos en su correo electrónico, así que, ¿debería responderlos ahora, esperar a hablar con él en persona al respecto o ...?"

Oblíguese a no dedicar más de 3 segundos a decidir qué hacer con un correo electrónico: responda con un correo electrónico rápido, elimínelo, archívelo o "para hacer" (programarlo para una llamada telefónica o reunión, responder más tarde para obtener una respuesta más larga o realizar alguna otra acción de seguimiento). Si bien puede ser difícil cumplir con esta regla al principio, es posible que se sorprenda de lo fácil que es adquirir el hábito de limitar su tiempo de toma de decisiones. Es una manera rápida y fácil de revisar su bandeja de entrada con todos los correos electrónicos atendidos en poco tiempo.

2. Desactive las notificaciones para todas las cosas menos las más importantes.

Esto puede parecer una herramienta complicada destinada a mejorar el flujo de comunicación y la productividad, pero los teléfonos móviles y las computadoras de escritorio de hoy en día están llenos de distracciones multitarea que realmente lo hacen trabajar. menos eficiente y menos eficaz.

Como he señalado anteriormente, la mayoría de las personas son realmente horribles multitareas, pero, irónicamente, la mayoría de las personas piensa que realizan múltiples tareas bastante bien. Esta fórmula produce un resultado deficiente. Todos pensamos que estamos haciendo mucho cuando realizamos múltiples tareas, pero en realidad estamos haciendo menos que si simplemente nos hubiéramos centrado en una tarea a la vez.

Las notificaciones solo son útiles cuando significan algo especial; de lo contrario, se convierten en ruido blanco de fondo en su rutina diaria. Entonces, esas pequeñas ventanas emergentes que le dicen que tiene un nuevo correo electrónico simplemente actúan como distracciones costosas para la capacidad limitada de su cerebro para procesar los estímulos entrantes. Cada aviso que ve rápidamente tiene un costo silencioso.

Ciérrelos excepto para los avisos más importantes (como de su jefe o una línea de asunto de correo electrónico que dice "Urgente" o "Emergencia"). Puede hacerles saber a sus colegas y familiares que también está cambiando su rutina, para que nadie se moleste porque ahora solo está respondiendo correos electrónicos cuatro o cinco veces al día (en lugar de instantáneamente cada minuto de cada día).

Desactivar sus notificaciones también lo ayudará a programar sus respuestas por correo electrónico solo unas pocas veces al día (en lugar de cada vez que llegue algo nuevo). Esto es importante para ayudarte a sentir que estás a cargo de tu correo electrónico, no a su merced.

3. Darse de baja. De todo.

A las empresas les encanta "mantenernos informados" sobre cada pequeña cosa nueva que están haciendo. La verdad es que la mayoría de las actualizaciones de productos y boletines a los que nos suscribimos nunca son leídas por casi el 90 por ciento de las personas a las que se les envía. Las empresas lo saben, pero siguen enviándolos de todos modos a personas que nunca abren estos correos electrónicos. Tú eres uno de ellos.

Entonces, ¿por qué no detener el problema de raíz? Revise su casilla de correo electrónico y sea imprudente al cancelar la suscripción a cada boletín informativo o correo electrónico de la empresa que reciba y que se le envíe automáticamente. Puedes quedarte con uno o dos si significan mucho para ti y que realmente lees. Pero el resto solo contribuye a que se sienta abrumado y estresado por la gran cantidad de correos electrónicos que recibe.

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